Amendes en flotte automobile : obligations et bonnes pratiques

Lorsqu’un véhicule d’entreprise fait l’objet de certaines infractions routières, le gestionnaire de flotte doit être capable d’identifier rapidement le conducteur concerné, de respecter les délais de désignation et de conserver une traçabilité suffisante du traitement.

Pour les entreprises, la gestion des contraventions n’est donc pas une simple question de paiement. Elle implique une procédure administrative, juridique et RGPD qui devient d’autant plus importante que le nombre de véhicules et de conducteurs augmente.

Qui doit désigner le conducteur d’un véhicule d’entreprise ?

Lorsqu’une infraction entrant dans le champ du dispositif est commise avec un véhicule détenu ou immatriculé au nom d’une personne morale, son représentant légal doit en principe communiquer l’identité et l’adresse de la personne physique qui conduisait le véhicule.

L’article L121-6 du Code de la route encadre cette obligation et prévoit certaines exceptions, notamment en cas de vol, d’usurpation de plaque d’immatriculation ou de force majeure.

Le représentant légal doit également se désigner lui-même lorsqu’il était au volant au moment de l’infraction.

Le texte de référence peut être consulté sur Légifrance.

Quel est le délai pour désigner le conducteur ?

Le délai légal est de 45 jours à compter de l’envoi ou de la remise de l’avis d’infraction pour les situations concernées par l’obligation de désignation.

Pour un gestionnaire de flotte, attendre la fin de ce délai pour rechercher le conducteur constitue toutefois une mauvaise pratique.

L’entreprise a intérêt à traiter l’avis dès sa réception afin de conserver une marge suffisante en cas de difficulté d’identification, de véhicule partagé ou de données incomplètes.

Faut-il payer l’amende avant de désigner le conducteur ?

Non lorsque l’entreprise se trouve dans une situation imposant la désignation.

La première action consiste à identifier le conducteur ou, lorsque la situation le justifie, à engager la procédure de contestation correspondante.

Après désignation, le conducteur concerné reçoit son propre avis de contravention.

La gestion d’un PV ne doit donc pas être assimilée à celle d’une simple facture fournisseur.

La première question doit être :

« Qui utilisait le véhicule au moment de l’infraction ? »

et non :

« Qui doit régler cette facture ? »

Que risque une entreprise en cas de non-désignation ?

La non-désignation constitue une infraction distincte de l’infraction initialement commise par le conducteur.

Selon les informations publiées par l’ANTAI, une personne morale peut notamment recevoir une amende forfaitaire de 675 euros, pouvant être minorée ou majorée selon les conditions et délais de paiement.

Le risque ne se limite donc pas à l’infraction initiale : une mauvaise procédure administrative peut générer un coût supplémentaire pour l’entreprise.

Pour consulter les démarches et règles applicables aux entreprises, l’ANTAI met à disposition un espace spécifique aux gestionnaires de parc.

Comment organiser la gestion des amendes d’une flotte automobile ?

Une procédure simple permet de limiter les erreurs et les oublis.

Cette organisation devient particulièrement importante lorsque plusieurs collaborateurs utilisent les mêmes véhicules.

Pour les entreprises qui souhaitent déléguer plus largement ce type de tâches, notre article sur l’externalisation de la gestion administrative d’une flotte automobile détaille les principales prestations pouvant être confiées à un prestataire.

Quelles informations faut-il conserver pour identifier le conducteur ?

La base du dispositif consiste à pouvoir faire correspondre :

• Un véhicule.
• Un conducteur.
• Une période ou une date d’utilisation.

Selon l’organisation du parc, ces informations peuvent provenir d’un logiciel de gestion de flotte, d’un système de réservation, d’une fiche d’attribution ou d’un outil interne.

L’objectif n’est pas de collecter le maximum d’informations possible, mais de disposer de données suffisamment fiables et à jour pour retrouver la personne qui utilisait le véhicule au moment de l’infraction.

Lorsque le parc grandit, un outil centralisé permet également de limiter les recherches manuelles. Notre guide Logiciel de gestion de flotte automobile : comment choisir ? présente les principaux critères à prendre en compte.

Comment gérer les véhicules partagés ou de pool ?

Les véhicules partagés constituent l’un des cas les plus sensibles.

Une simple information indiquant le conducteur habituel ne suffit pas lorsque plusieurs salariés utilisent successivement le même véhicule.

Il faut alors être capable de déterminer :

• Qui disposait du véhicule.
• À quelle date.
• Éventuellement à quelle heure.
• Selon quelle réservation ou affectation.

Cette traçabilité concerne particulièrement les véhicules de service, les véhicules de pool et certains utilitaires partagés entre plusieurs équipes.

Amendes et RGPD : quelles précautions prendre ?

La gestion des infractions implique le traitement de données personnelles relatives aux conducteurs.

La CNIL a publié un référentiel spécifique consacré aux traitements mis en œuvre dans le cadre de la désignation des conducteurs ayant commis une infraction.

La logique consiste notamment à :

• Collecter uniquement les informations nécessaires.
• Limiter l’accès aux personnes qui en ont besoin.
• Définir des durées de conservation adaptées.
• Sécuriser les données utilisées pour la désignation.
• Informer les personnes concernées.

La CNIL recommande notamment une gestion proportionnée des données et de leur durée de conservation.

L’entreprise doit donc éviter deux situations opposées : supprimer trop rapidement une information nécessaire au traitement du dossier, ou conserver indéfiniment des données relatives aux infractions sans justification.

Faut-il informer les conducteurs de la procédure ?

Oui. La procédure de désignation gagne à être clairement intégrée aux règles d’utilisation des véhicules.

Les collaborateurs doivent notamment pouvoir comprendre :

• Dans quelles situations l’entreprise doit les désigner.
• Quelles données sont utilisées.
• Pourquoi ces données sont nécessaires.
• Qui peut y accéder.
• Combien de temps elles peuvent être conservées.

Ces éléments peuvent être intégrés dans la Car Policy, une charte conducteur ou une procédure interne spécifique.

Comment gérer les amendes dans une grande flotte ?

Plus la flotte compte de véhicules, plus la gestion manuelle devient difficile.

L’ANTAI propose notamment des outils adaptés aux entreprises disposant de plusieurs véhicules, avec des fonctionnalités permettant de faciliter les désignations et leur suivi.

Pour les parcs importants, l’objectif est de réduire les ressaisies et de sécuriser la circulation des informations entre le système de gestion de flotte et la procédure de désignation.

La qualité de la donnée devient alors déterminante : une automatisation basée sur des affectations incorrectes ne fait qu’accélérer les erreurs.

Faut-il gérer les PV en interne ou externaliser cette tâche ?

Les deux modèles sont possibles.

Une entreprise disposant d’un parc limité et d’une organisation administrative structurée peut tout à fait conserver cette activité en interne.

À l’inverse, des volumes plus importants peuvent justifier une externalisation d’une partie de la gestion administrative.

À titre d’exemple, Direct Fleet intègre la gestion des procès-verbaux parmi ses prestations de gestion externalisée de flotte.

L’externalisation ne transfère pas pour autant les obligations juridiques de l’entreprise. Elle permet surtout de structurer et d’exécuter plus efficacement les opérations administratives.

Le choix dépend notamment :

• Du nombre de véhicules.
• Du volume annuel de contraventions.
• Du nombre de véhicules partagés.
• Des ressources administratives disponibles.
• Du niveau d’automatisation recherché.

Pour approfondir cette question d’organisation, consultez également notre article Gestion de flotte : internaliser ou externaliser ?.

Quelles sont les erreurs les plus fréquentes ?

Plusieurs erreurs peuvent compliquer inutilement la gestion des contraventions :

1. Payer immédiatement l’avis sans vérifier l’obligation de désignation.
2. Attendre la fin du délai de 45 jours avant de rechercher le conducteur.
3. Ne pas historiser l’utilisation des véhicules partagés.
4. Utiliser des données conducteur obsolètes.
5. Ne pas conserver de preuve de la démarche réalisée.
6. Donner accès aux informations à trop de personnes.
7. Conserver sans limite des données relatives aux infractions.

La plupart de ces difficultés relèvent moins du paiement de l’amende que de la qualité du processus de gestion de flotte.

Quelle procédure mettre en place dans l’entreprise ?

Une procédure efficace peut être résumée ainsi :

Réception de l’avis → identification du véhicule → recherche du conducteur → contrôle des informations → désignation ou contestation → conservation de la preuve → clôture du dossier.

Un responsable doit également être clairement identifié.

Dans une petite flotte, il peut s’agir directement du gestionnaire de parc. Dans une organisation plus importante, plusieurs services peuvent intervenir : flotte, ressources humaines, administration ou juridique.

Le plus important est d’éviter qu’un avis reste sans traitement parce que les responsabilités ne sont pas clairement définies.

FAQ sur les amendes en flotte automobile

Combien de temps une entreprise a-t-elle pour désigner un conducteur ?

Le délai prévu par le Code de la route est de 45 jours à compter de l’envoi ou de la remise de l’avis d’infraction pour les situations concernées.

Le dirigeant doit-il se désigner s’il conduisait le véhicule ?

Oui. Lorsque le représentant légal conduisait lui-même le véhicule, il doit procéder à son auto-désignation.

L’entreprise doit-elle payer l’amende avant de désigner le conducteur ?

Non lorsque l’obligation de désignation s’applique. Le conducteur doit d’abord être identifié et désigné. Il reçoit ensuite l’avis établi à son nom.

Que risque une entreprise en cas de non-désignation ?

La non-désignation constitue une infraction distincte. La personne morale peut notamment être exposée à une amende supplémentaire, indépendamment de l’infraction initialement constatée.

Peut-on automatiser la gestion des contraventions ?

Oui. Selon la taille du parc et les outils utilisés, certaines étapes peuvent être centralisées ou automatisées. La fiabilité des données d’affectation reste toutefois indispensable.

Le RGPD s’applique-t-il à la gestion des amendes ?

Oui. La désignation implique le traitement de données personnelles relatives aux conducteurs. L’entreprise doit notamment limiter les données collectées, les accès et leur durée de conservation.

Comment gérer un véhicule utilisé par plusieurs conducteurs ?

L’entreprise doit conserver une traçabilité suffisamment précise des affectations ou réservations afin de pouvoir déterminer qui utilisait le véhicule au moment de l’infraction.

Conclusion

La gestion des amendes en flotte automobile repose sur un principe simple : être capable d’identifier rapidement le conducteur concerné et de traiter l’avis selon la procédure prévue.

Pour y parvenir, l’entreprise doit disposer de données d’affectation fiables, d’une procédure claire et d’une gestion des informations compatible avec les exigences du RGPD.

À mesure que le nombre de véhicules augmente, la centralisation et l’automatisation peuvent également devenir des leviers importants.

Une bonne organisation ne supprime évidemment pas les infractions routières. Elle permet en revanche d’éviter qu’une contravention relativement simple ne se transforme en erreur de désignation, retard administratif ou dossier difficile à retracer.

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