Comment est organisée la gestion de flotte de véhicules en entreprise ?

Dans un contexte où les entreprises cherchent à rationaliser leurs coûts et à optimiser leurs processus internes, la gestion de flotte automobile représente un enjeu stratégique souvent sous-estimé. Qu’il s’agisse de quelques dizaines ou de plusieurs centaines de véhicules, l’organisation humaine et opérationnelle de cette fonction peut considérablement impacter la performance globale de l’entreprise.

Alors, comment les entreprises structurent-elles cette gestion en interne ? Quels sont les profils impliqués, les modèles organisationnels et les services concernés ? Cet article propose un tour d’horizon des pratiques courantes et des choix structurants en matière de gestion de flotte automobile.

Taille du parc automobile : quel impact sur l’organisation de la gestion ?

Cela dépend d’abord très souvent de la taille de l’entreprise.

Lorsque le parc est inférieur à 10/15 véhicules, celui-ci est souvent piloté par le dirigeant (qui achète/vend les véhicules) et chaque conducteur reste autonome.

Pour un parc d’environ 150/250 véhicules, le parc est souvent géré en polyvalence par une personne qui occupe une autre fonction principale.

Il s’agit souvent d’un(e) Responsable RH, d’un(e) acheteur, d’un(e) responsable services généraux, d’un(e) responsable logistique, d’un(e) contrôleur de gestion, d’un(e) comptable, ou d’un(e) assistant(e) de direction.

À partir de 250/300 véhicules, il peut y avoir un poste dédié appelé « gestionnaire de parc automobile » souvent rattaché au service RH, achats, services généraux, finances, logistique, immobilier.

Gestionnaire administratif ou gestionnaire technique ?

La nature du poste dépend généralement du type de détention des véhicules et des missions couvertes :

En cas de détention du parc en propre, le gestionnaire a un profil plutôt typé « gestionnaire technique » car il doit gérer l’achat et la revente des véhicules. Ce processus constitue un moment stressant du métier car les enjeux financiers sont importants, notamment lors de la revente du véhicule. Le gestionnaire va aussi organiser les entretiens et les contrôles techniques.

Dans certaines situations, notamment dans le domaine public, il arrive que l’organisation soit dotée d’un garage interne. Le gestionnaire de parc est souvent rattaché à ce garage, voire, il arrive qu’il y effectue des tâches techniques.

Enfin, il arrive plutôt rarement, que certains parcs détenus en location longue durée demandent à leurs gestionnaires d’effectuer des tâches de « conciergerie »

Pour le compte des utilisateurs / conducteurs comme par exemple, organiser une révision de A à Z (coordination et prise de RV, convoyage du véhicule au garage, paiement de la facture…), ou bien gérer un sinistre.

Dans toutes les situations, le volume du parc géré par le gestionnaire de parc se réduit, car il est occupé par de nombreuses tâches « d’assistance ». Le profil du gestionnaire de parc est également différent.

A contrario, lorsque le véhicule est détenu en location longue durée, très majoritairement, les tâches associées à l’achat/revente du véhicule et celles déléguées au loueur (entretien, révision, pneumatiques, véhicule de remplacement…) ou au courtier d’assurance (gestion des sinistres…), permettent au gestionnaire de parc de se concentrer sur une gestion administrative du parc et gérer un volume plus important de véhicules.

Centralisation ou décentralisation de la gestion de flotte automobile ?

Cela dépend très souvent de l’histoire de l’entreprise. Il est fréquent de découvrir plusieurs interlocuteurs gestionnaires de parc dans différentes sociétés juridiques ou divisions de l’entreprise. Cela est souvent lié à la croissance externe. En effet, lorsqu’elle a racheté d’autres entreprises, ou constitué des divisions opérationnelles indépendantes, bien souvent, les tâches de gestion de parc sont restées en place dans l’entreprise reprise.
Cela dépend également de la couverture géographique du parc et de l’organisation des sites :
- Lorsqu’un parc est concentré sur un seul site, la gestion est facilitée et souvent centralisée sur une seule personne ou un seul service.
- A contrario, lorsqu’une entreprise est organisée autour de nombreux sites ou agences situés sur l’ensemble du territoire, la gestion opérationnelle est souvent décentralisée sur chaque site. Il est alors fréquent d’observer une gestion décentralisée avec des pratiques de gestion très différentes.

Quels services sont impliqués dans la gestion de flotte automobile ?

La gestion de parc automobile est une fonction transverse dans une entreprise. Elle a de nombreux impacts sur d’autres domaines de l’entreprise, ce qui oblige souvent d’autres fonctions à s’impliquer dans le processus :

Ressources Humaines : Car Policy, avantages en nature.
Achats : sélection des fournisseurs, loueurs, pétroliers, courtiers d’assurance, autres prestataires.
Comptabilité/Contrôle de gestion : répartition analytique, contrôle des factures.
Informatique : déploiement et utilisation d’un logiciel de gestion de flotte.
DPO : conformité des données personnelles.
Services Généraux : relation avec les conducteurs, renouvellement de véhicules.

Quelles sont les principales difficultés rencontrées par les entreprises qui souhaitent mieux organiser la gestion de leur flotte automobile ?

Organiser la gestion de flotte n’est pas sans difficultés : surcharge des gestionnaires, hétérogénéité des processus, absence d’outils dédiés…

Plusieurs solutions existent :

Solliciter un cabinet de conseil spécialisé pour auditer et structurer la fonction, comme Mobileo Consulting qui accompagne dans la performance des mobilités.
Utiliser un outil numérique adapté pour centraliser et automatiser les tâches, comme Fleetnote, logiciel de gestion de flotte automobile en mode SaaS.
Déléguer certaines tâches à l’acte, comme propose la société Fleetizy qui effectue pour le compte de gestionnaire des convoyages, réparations de petite carrosserie
Mettre en place une externalisation partielle ou totale de la gestion de flotte auprès de Fleeter, comme DirectFleet, société indépendante de gestion de flotte automobile pour couvrir l’ensemble des besoins !

Conclusion

Quelle que soit la taille du parc ou le mode de détention des véhicules, l’organisation humaine de la gestion de flotte constitue un levier central de performance.

Trop souvent pensée en réaction, elle mérite pourtant une structuration proactive. Des solutions existent : externalisation, digitalisation, accompagnement spécialisé. Mieux structurer cette fonction, c’est offrir à l’entreprise une meilleure maîtrise de ses coûts, un confort accru pour ses collaborateurs et une conformité renforcée.

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