Le carburant : un poste stratégique à surveiller dans la gestion de flotte

Dans le calcul du TCO (Total Cost of Ownership), le carburant reste un poste majeur à maîtriser pour optimiser la rentabilité des flottes d’entreprise.

Les avantages clés des cartes carburant pour les entreprises

Avant même de parler d’intégration logicielle, il est utile de rappeler les bénéfices intrinsèques des cartes carburant :

• Paiement centralisé : un seul support pour gérer carburant, péages, services additionnels (lavages, petits entretiens…).
• Traçabilité kilométrique : chaque plein est associé à un kilométrage réel, facilitant le suivi des usages.
• Analyse énergétique : ventilation des types de carburants utilisés (diesel, essence, électrique…).
• Visibilité sur les coûts : les dépenses sont automatiquement remontées, ce qui simplifie leur contrôle.

Cependant, ces données ne prennent tout leur sens que si elles sont valorisées dans un système centralisé.

Pourquoi connecter vos cartes carburant à votre logiciel de gestion de flotte ?

L’intégration des cartes carburant à votre solution de gestion permet de transformer des données brutes en indicateurs d’aide à la décision. Concrètement, cela permet de :

• Suivre automatiquement les consommations, véhicule par véhicule ou conducteur par conducteur, sans ressaisie manuelle.
• Détecter les anomalies : pleins trop rapprochés, kilométrages incohérents, surconsommations.
• Analyser les dépenses carburant dans le TCO global.
• Consolider les données issues de différents fournisseurs dans une seule interface (Total, Intermarché, Ticket Fleet Pro…).

Résultat : vous éliminez les tâches administratives répétitives et renforcez la fiabilité des données.

Comment s’effectue l’intégration des données carburant dans un outil de gestion de flotte ?

Les logiciels proposent en général plusieurs modes d’intégration selon votre organisation :

• Import automatique ou API depuis les plateformes des fournisseurs.
• Saisie manuelle encadrée avec possibilité de contrôles automatiques.
• Rapprochement automatique avec les relevés kilométriques internes.
• Association intelligente des dépenses à chaque véhicule, conducteur ou contrat.

L’objectif est de s’adapter à toutes les tailles de flotte, quel que soit le niveau de maturité digitale de l’entreprise.

Exploiter vos données carburant : du suivi au pilotage stratégique

Une fois les données intégrées, elles deviennent un véritable levier de performance opérationnelle :

• Alertes intelligentes sur les dépassements de seuils, incohérences ou échéances.
• Rapports personnalisés selon les types de véhicules, les usages ou les carburants.
• Corrélation des données avec les entretiens, les sinistres, les coûts financiers.
• Gestion précise de la TVA selon les véhicules et les énergies utilisées.
• Prévisions budgétaires basées sur l’historique réel.

Et au-delà des économies directes, cela contribue à une démarche écoresponsable, en détectant les dérives et en améliorant l’empreinte carbone.

Des bénéfices concrets pour la gestion de flotte

L’exploitation intelligente des cartes carburant offre des gains clairs :

• Réduction des coûts : parfois même en remplacement de boîtiers télématiques pour les usages simples.
• Gain de temps administratif : plus besoin de collecter les tickets ou relancer les conducteurs.
• Meilleure fiabilité des données grâce à des systèmes capables d’identifier et corriger les erreurs.
• Anticipation facilitée pour la construction des budgets.

Exemple d’approche avec FleetNote

Certains logiciels vont encore plus loin dans l’analyse et l’automatisation. FleetNote, par exemple, propose :

• Des algorithmes de contrôle pour détecter les incohérences de kilométrage ou de consommation.
• Des alertes automatiques envoyées au conducteur ou au gestionnaire en cas d’anomalie.
• Une vision consolidée multi-fournisseurs (carburant, électricité, lubrifiants…).
• Un module complet de TCO par véhicule, intégrant tous les coûts (carburant, entretien, assurance, etc.).
• Un hub fournisseurs connecté aux principaux réseaux (loueurs, centres auto, réparateurs…).
• Un système de reporting personnalisable pour adapter les indicateurs aux besoins de chaque entreprise.

Ces fonctionnalités permettent aux gestionnaires de parc d’avoir une vision claire, dynamique et utile à la prise de décision stratégique.

En conclusion

Les cartes carburant ne doivent plus être vues comme un simple moyen de paiement. Intégrées à un logiciel de gestion de flotte, elles deviennent un véritable outil de pilotage, à la fois financier, opérationnel et environnemental.
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