Société de gestion de flotte automobile : comment choisir le bon partenaire ?
Faire appel à une société de gestion de flotte automobile permet à une entreprise de confier tout ou partie du suivi opérationnel de son parc à un prestataire spécialisé. Contrats, conducteurs, sinistres, factures, renouvellements, fiscalité ou reporting peuvent ainsi être pris en charge selon un périmètre défini, tandis que l’entreprise conserve généralement les décisions stratégiques.
L’intérêt n’est donc pas uniquement de déléguer des tâches administratives. Une gestion de flotte automobile structurée doit surtout permettre de disposer de données fiables, de mieux suivre les coûts, d’anticiper les échéances et de maintenir un niveau de service cohérent pour les conducteurs.
Le choix d’un prestataire dépend toutefois fortement de l’organisation de l’entreprise, de la taille et de la complexité de son parc, ainsi que des ressources déjà disponibles en interne.
Introduction
Présentation de la gestion de flotte automobile
La gestion de flotte regroupe l’ensemble des opérations nécessaires pour administrer les véhicules utilisés par une entreprise pendant leur cycle de vie.
Selon le parc et son mode de financement, cela peut notamment couvrir les commandes, les contrats de location, les affectations conducteurs, les kilométrages, la maintenance, les pneumatiques, les sinistres, les assurances, les cartes carburant ou de recharge, les télébadges, les procès-verbaux, la fiscalité automobile et les restitutions.
Une société spécialisée dans la gestion de flotte peut intervenir sur l’ensemble de ces missions ou uniquement sur certaines tâches. L’externalisation n’est donc pas nécessairement totale.
Trois grandes organisations sont possibles : une gestion entièrement internalisée, une gestion externalisée ou un modèle hybride. Le bon choix dépend davantage de la complexité opérationnelle du parc et des ressources disponibles que d’un simple nombre de véhicules.
Pour approfondir cette question, consultez notre article Gestion de flotte : faut-il internaliser ou externaliser ?.
Pourquoi choisir une société de gestion de flotte automobile ?
Recourir à un prestataire devient généralement pertinent lorsque le suivi quotidien du parc mobilise trop de ressources internes, lorsque les informations sont dispersées ou lorsque certaines opérations nécessitent une expertise métier difficile à maintenir dans l’entreprise.
Une société de gestion n’a toutefois pas vocation à remplacer les directions achats, finance, ressources humaines ou RSE dans leurs décisions. Elle intervient principalement pour exécuter, structurer, contrôler et restituer les opérations définies avec son client.
Réduction des coûts opérationnels
La maîtrise des coûts constitue souvent l’une des principales motivations d’une externalisation.
Une flotte génère des dépenses visibles comme les loyers, l’entretien, le carburant, la recharge ou l’assurance mais également des coûts plus difficiles à identifier : prolongations de contrats, dépassements kilométriques, erreurs de facturation, immobilisations, restitutions tardives ou manque d’anticipation des renouvellements.
Une analyse régulière du TCO permet de regrouper ces dépenses et de comparer les véhicules ou catégories sur une base plus complète.
Une société spécialisée peut également contrôler les factures fournisseurs, suivre les contrats, identifier certains écarts et produire des indicateurs permettant aux équipes internes d’arbitrer plus rapidement.
Il faut néanmoins rester prudent : externaliser ne garantit pas mécaniquement une baisse du coût du parc. Le résultat dépend du périmètre confié, des données disponibles, des contrats existants et de la capacité à transformer les anomalies détectées en actions concrètes.
Le coût du prestataire doit donc être comparé au coût complet de la gestion actuelle, y compris au temps consacré en interne à l’administration du parc.
Pour aller plus loin, consultez notre guide consacré au coût de l’externalisation avec un fleeter.
Optimisation de la gestion logistique
Une flotte automobile met en relation de nombreux acteurs : conducteurs, loueurs, constructeurs, réparateurs, assureurs, pneumaticiens, pétroliers, opérateurs de recharge, services comptables et équipes internes.
Plus le parc devient complexe, plus la circulation de l’information devient importante.
Une société spécialisée peut apporter un cadre commun pour les dossiers véhicules et conducteurs, organiser les alertes et centraliser les demandes. Cette coordination des fournisseurs de flotte limite notamment le risque qu’une échéance soit suivie dans plusieurs fichiers ou qu’un dossier reste bloqué entre plusieurs interlocuteurs.
À titre d’exemple, la gestion de flotte automobile constitue le cœur de l’activité de la société Direct Fleet, qui propose notamment l’externalisation de tâches administratives telles que le suivi des véhicules, contrats, cartes, sinistres, procès-verbaux, factures ou données de parc.
Ce type de prestation permet à une entreprise de déléguer certaines opérations sans nécessairement changer ses loueurs ou ses autres fournisseurs.
Il reste néanmoins essentiel de déterminer précisément les responsabilités. Le prestataire peut exécuter une opération, mais les processus d’approbation et les décisions sensibles doivent rester clairement attribués.
Environnement et durabilité
La transition énergétique ajoute une nouvelle dimension au pilotage des flottes.
L’entreprise doit désormais comparer les motorisations en tenant compte des usages réels, de la disponibilité de la recharge, du TCO, des émissions, de la fiscalité et des objectifs environnementaux.
Une stratégie de verdissement de flotte ne consiste donc pas uniquement à sélectionner davantage de véhicules électriques. Elle nécessite de croiser les profils kilométriques, les possibilités de recharge, les cycles de renouvellement et les contraintes opérationnelles.
Une société de gestion peut fournir des données et des analyses permettant d’éclairer ces arbitrages. La politique automobile et les décisions finales doivent néanmoins rester alignées avec les objectifs économiques, RH et environnementaux de l’entreprise.
Comment sélectionner la meilleure société de gestion de flotte automobile ?
Il n’existe pas de meilleur prestataire universel.
Une entreprise recherchant un support quotidien pour plusieurs centaines de conducteurs n’aura pas les mêmes besoins qu’une organisation disposant déjà d’une équipe fleet expérimentée et souhaitant uniquement déléguer le contrôle des factures, des procès-verbaux ou de certaines opérations administratives.
Le bon partenaire est celui dont le périmètre correspond au niveau d’externalisation réellement recherché.
Critères de sélection essentiels
Avant de consulter plusieurs sociétés, l’entreprise doit commencer par définir précisément ses besoins.
Les principaux critères à examiner sont notamment :
- Le périmètre exact des tâches prises en charge
- Les compétences et l’expérience des gestionnaires
- La capacité à travailler avec plusieurs loueurs et fournisseurs
- La gestion des conducteurs et les délais de réponse
- Les outils de suivi et la qualité du reporting
- La méthode utilisée pour analyser le TCO
- La gestion des données et leurs possibilités d’export
- Le suivi réglementaire et fiscal
- Les modalités de gouvernance et de validation
- Le modèle économique du prestataire
- Les conditions de reprise et de restitution des données
- Les indicateurs et niveaux de service prévus
Un cahier des charges de gestion de flotte permet de formaliser ces éléments et de demander des réponses comparables aux différents prestataires consultés.
Mister-Fleet détaille cette méthode dans son guide Cahier des charges gestion de flotte : que prévoir avant d’externaliser ?.
Évaluation des offres et devis
Comparer deux propositions uniquement à partir du montant mensuel ou du prix facturé par véhicule peut être trompeur.
Un devis doit être analysé en fonction du périmètre réellement couvert.
Une offre peut inclure le support aux conducteurs, le contrôle des factures, le reporting, la gestion des sinistres et les restitutions alors qu’une autre facture certaines de ces prestations séparément.
Il est également important de vérifier la manière dont le prestataire se rémunère. La transparence du modèle économique devient particulièrement importante lorsqu’il formule des recommandations concernant les loueurs, réparateurs ou autres fournisseurs du parc.
Pour comparer plusieurs offres, l’entreprise peut demander aux candidats de chiffrer un scénario identique : même nombre de véhicules, mêmes prestations, mêmes indicateurs et même niveau de service attendu.
Le prix devient alors un critère parmi d’autres : ressources mobilisées, périmètre, outils, expertise, engagements de service et capacité à restituer les données.
Importance d’un partenaire de confiance
Une société de gestion peut avoir accès à de nombreuses informations concernant les véhicules, conducteurs, coûts, contrats, sinistres, kilométrages ou obligations fiscales.
La relation doit donc reposer sur une gouvernance claire de la flotte.
L’entreprise doit notamment savoir qui possède les données, qui peut les modifier, comment elles sont protégées, quelles informations restent accessibles et comment elles pourront être récupérées si le contrat prend fin.
Le prestataire doit également être capable d’expliquer ses recommandations et de distinguer les décisions relevant de son expertise de celles devant être validées par son client.
Pour mieux comprendre les différents modèles disponibles, consultez également notre article consacré à la gestion internalisée ou externalisée d’une flotte automobile.
Demandez un devis
Vous souhaitez externaliser tout ou partie de la gestion de votre flotte ? Mister-Fleet vous met en relation avec des experts qualifiés en gestion de flotte afin d’obtenir une proposition adaptée à votre parc, à votre organisation et aux prestations réellement recherchées.
FAQ – société de gestion de flotte automobile
Pourquoi externaliser la gestion de flotte automobile ?
Externaliser permet de confier tout ou partie des opérations quotidiennes à une équipe spécialisée lorsque l’entreprise manque de temps, de ressources ou d’expertise pour assurer une gestion régulière du parc.
Cela peut concerner les contrats, factures, sinistres, procès-verbaux, restitutions, conducteurs, données ou reportings.
L’objectif d’une externalisation de flotte automobile n’est pas de retirer à l’entreprise la maîtrise de sa politique automobile. Le prestataire exécute les missions définies tandis que l’entreprise peut conserver la car policy, les budgets, le choix des fournisseurs et les arbitrages stratégiques.
C’est quoi un gestionnaire de flotte automobile ?
Un gestionnaire de flotte automobile est la personne chargée d’administrer et de piloter un parc de véhicules professionnels.
Ses missions varient selon l’organisation. Il peut suivre les contrats, conducteurs, renouvellements, sinistres, opérations de maintenance, dépenses, fiscalité et indicateurs de performance.
Le gestionnaire de parc automobile peut être salarié de l’entreprise ou travailler pour un prestataire externe. Dans les deux cas, son rôle consiste à transformer les informations du parc en opérations, alertes et éléments d’aide à la décision.
Quels sont les coûts liés à une société de gestion de flotte ?
Il n’existe pas de tarif standard applicable à toutes les flottes.
Le coût dépend notamment du nombre de véhicules, du volume de tâches externalisées, du niveau de support aux conducteurs, de la complexité des fournisseurs, des outils inclus et du reporting attendu.
Certaines sociétés facturent au véhicule, tandis que d’autres utilisent un forfait ou combinent plusieurs modes de facturation.
La comparaison doit surtout porter sur le coût global du service rendu et non uniquement sur l’honoraire affiché. Une offre moins chère peut couvrir un périmètre plus limité, tandis qu’une prestation plus complète peut inclure des opérations actuellement réalisées en interne.
Quel est le meilleur outil de gestion de flotte automobile ?
Il n’existe pas de logiciel de gestion de flotte universellement meilleur. Le choix dépend du nombre de véhicules, des processus de l’entreprise, des données à intégrer, du niveau d’automatisation recherché et des utilisateurs de la plateforme.
FleetNote fait partie des solutions pouvant être utilisées pour centraliser les données du parc, suivre les coûts, les contrats, les véhicules, les conducteurs et différents événements de gestion.
D’autres solutions sont également présentes sur le marché, parmi lesquelles Winflotte, GAC Car Fleet ou FleetWave by Chevin.
Le choix d’un logiciel de gestion de flotte adapté doit donc commencer par l’analyse des besoins. Une flotte relativement simple n’a pas nécessairement besoin du même outil qu’un groupe multi-entités, une organisation internationale ou une entreprise disposant de processus très spécifiques.
Il est notamment utile d’évaluer :
- Les fonctionnalités réellement nécessaires
- Les possibilités d’import et d’export des données
- Les connexions avec les fournisseurs
- La qualité du reporting
- La gestion du TCO
- L’ergonomie pour les gestionnaires et conducteurs
- Le niveau d’automatisation souhaité
- La capacité de l’outil à évoluer avec la flotte
Conclusion
Une société de gestion de flotte automobile peut aider une entreprise à structurer ses opérations, suivre ses coûts et assurer la continuité de gestion d’un parc devenu trop complexe pour être administré uniquement avec des ressources internes limitées.
Le recours à un prestataire n’est cependant pas une solution automatique. Une externalisation performante de la flotte suppose de définir précisément les missions déléguées, les responsabilités conservées en interne, les indicateurs attendus et les règles de gouvernance.
Le meilleur choix peut être une gestion totalement externalisée, une organisation interne équipée d’un logiciel ou un modèle hybride combinant les deux.
Avant de sélectionner un partenaire, l’entreprise a donc intérêt à partir de ses difficultés concrètes : charge administrative, qualité des données, support aux conducteurs, multiplicité des fournisseurs, manque de reporting ou besoin d’expertise.
C’est cette analyse qui permet ensuite de comparer les sociétés de gestion sur une base pertinente et de choisir un partenaire adapté aux objectifs réels de l’entreprise.
Pour échanger avec d’autres professionnels sur l’externalisation et le pilotage des flottes automobiles, vous pouvez également rejoindre le groupe LinkedIn Gestion de parc automobile.
