Véhicule de fonction électrique et départs en vacances : le guide pour les gestionnaires de flotte

Gérer l’utilisation d’un véhicule de fonction électrique pendant les vacances est devenu un enjeu important pour les entreprises. Avec l’électrification progressive des parcs automobiles, les collaborateurs sont de plus en plus nombreux à effectuer de longs trajets estivaux avec leur véhicule électrique. Pour le gestionnaire de flotte, l’objectif est triple : garantir la mobilité du conducteur, maîtriser les coûts de recharge en itinérance et appliquer correctement les règles sociales et fiscales en vigueur.

Voici les règles, les procédures et les bonnes pratiques à mettre en place pour accompagner les collaborateurs et limiter les difficultés pendant leurs déplacements.

Les enjeux des longs trajets estivaux pour une flotte électrifiée

L’utilisation d’un véhicule de fonction électrique pour les départs en vacances soulève des contraintes différentes de celles rencontrées avec un véhicule thermique. La distance à parcourir, la vitesse, la température extérieure, le chargement du véhicule ou encore l’utilisation de la climatisation peuvent influencer la consommation d’énergie et l’autonomie disponible. Sur autoroute, une vitesse élevée peut notamment augmenter sensiblement la consommation, ce qui nécessite de prévoir des arrêts de recharge adaptés.

Pour le gestionnaire de parc, l’objectif est également d’anticiper l’impact de ces déplacements sur le coût total de possession du véhicule, ou TCO. L’itinérance estivale implique souvent l’utilisation de bornes rapides ou ultra-rapides, dont les tarifs peuvent être plus élevés que ceux d’une recharge effectuée au domicile du collaborateur ou sur le lieu de travail. Une politique automobile claire doit donc préciser les dépenses prises en charge par l’entreprise et les conditions d’utilisation des moyens de paiement professionnels.

Recharge sur la route et à domicile : quelles règles pour l’entreprise ?

Faciliter l’itinérance avec une carte de recharge flotte

Pour les trajets sur autoroute, il est fortement recommandé de fournir une carte de recharge flotte multi-réseaux. Cet outil permet de limiter l’utilisation des moyens de paiement personnels et la multiplication des notes de frais à traiter par le service comptable. En choisissant un badge interopérable, l’entreprise donne au collaborateur accès à un large réseau de bornes publiques et de stations de recharge rapide, selon la couverture et les accords d’itinérance de l’opérateur sélectionné.

Clarifier la prise en charge des frais de recharge

La gestion des frais d’électricité doit être encadrée par l’entreprise. Lorsque le collaborateur recharge son véhicule à domicile ou sur son lieu de vacances, les modalités de prise en charge doivent reposer sur des règles précises et sur des données suffisamment fiables. Concernant le traitement social des recharges et l’évaluation de l’avantage en nature, plusieurs éléments doivent être distingués :

• La prise en charge des recharges peut notamment s’appuyer sur les données d’une borne connectée, un relevé de consommation dédié ou des justificatifs permettant d’identifier le coût réel de l’électricité utilisée pour le véhicule.
• Pour un véhicule fonctionnant exclusivement à l’électricité, mis à disposition entre le 1er février 2025 et le 31 décembre 2027 et respectant le score environnemental minimal prévu par la réglementation, un abattement de 70 % s’applique sur l’évaluation de l’avantage en nature, dans la limite de 4 582 euros par an.
• Pour les véhicules électriques remplissant ces conditions, les frais d’électricité engagés par l’employeur pour la recharge ne sont pas intégrés aux dépenses retenues pour évaluer l’avantage en nature.

Il est recommandé de formaliser ces règles dans la Car Policy de l’entreprise avant la période estivale. Celle-ci doit notamment préciser les recharges autorisées, les justificatifs attendus, les éventuels plafonds de dépenses et les règles applicables aux déplacements privés ou réalisés à l’étranger.

Assistance et assurances : prévenir les aléas de la route

Malgré une bonne préparation, un imprévu peut survenir : niveau de batterie insuffisant, borne indisponible, dysfonctionnement du système de recharge, panne du véhicule ou sinistre. Le gestionnaire de flotte doit vérifier que le contrat d’assistance couvre les situations propres aux véhicules électriques. Selon les contrats, la prise en charge d’une batterie déchargée ou le remorquage vers une borne de recharge peuvent être soumis à des conditions particulières.

Il est essentiel de communiquer au conducteur le numéro d’assistance à contacter en cas d’urgence et de rappeler les procédures de déclaration de panne ou de sinistre. L’utilisation d’un logiciel de gestion de flotte permet de centraliser ces informations et d’historiser chaque événement, facilitant ainsi le suivi des interventions et les éventuelles démarches auprès du loueur, de l’assureur ou du prestataire d’assistance.

3 bonnes pratiques à communiquer à vos collaborateurs avant le départ

Pour optimiser l’autonomie et limiter les risques, voici une liste d’actions à transmettre aux conducteurs avant leurs congés :

• Vérifier la pression des pneumatiques : Un sous-gonflage augmente la résistance au roulement, la consommation d’énergie et l’usure des pneumatiques. Le contrôle doit être réalisé à froid et la pression adaptée au chargement du véhicule, conformément aux recommandations du constructeur.
• Planifier l’itinéraire à l’avance : Encouragez l’utilisation d’applications de planification d’itinéraires dédiées aux véhicules électriques. Ces outils peuvent calculer les arrêts de recharge en fonction de l’autonomie du véhicule, du niveau de batterie, du dénivelé, de la puissance des bornes et des informations de disponibilité accessibles au moment du trajet. Il reste conseillé d’identifier une solution de recharge alternative à proximité des principaux arrêts.
• Adopter l’éco-conduite sur autoroute : Rappelez l’importance de maintenir une vitesse modérée et stable, d’anticiper les ralentissements et d’éviter les accélérations ou les freinages inutiles. Ces pratiques permettent de limiter la consommation et de préserver davantage l’autonomie du véhicule.

Conclusion

Le départ en vacances en véhicule de fonction électrique ne s’improvise pas. Il nécessite une anticipation sur le plan logistique, avec la planification des recharges et la vérification de l’état du véhicule, mais également sur le plan administratif, avec la définition des règles de prise en charge des dépenses et des conditions d’utilisation privée.

En accompagnant les collaborateurs avec des consignes claires, une carte de recharge adaptée et des procédures d’assistance facilement accessibles, le gestionnaire de flotte sécurise leur mobilité tout en maîtrisant les coûts du parc automobile.

Pour aller plus loin et partager vos propres méthodes de gestion estivale, rejoignez les échanges entre professionnels sur le groupe LinkedIn Gestion de parc automobile.